Tegevuspõhine kontor – kas iga uus on parem kui vana?

Ideaalis peaks töötaja päeva jooksul valima töö iseloomu ja vajadustega sobivaima koha, luues nii eelduse tulemuslikumaks tööks.

LAURA HÄÄL, ANNE AIDLA

Viimastel aastatel on tihti kuulda ettevõtetest, kus on avatud uusi või renoveeritud kontoreid. Näiteks 2017. aasta augustis avatud superministeeriumis on mitmekesiseid töökohti igale maitsele: istuda saab diivanil, töölaua taga, eraldi kabiinis jm, personaalseid töökohti enam ei ole.¹ Samal aastal veidi varem avatud Telia kontoris kehtivad samad põhimõtted – igaüks saab tööle jõudes valida, kus ta töötada soovib. Eraldi on olemas individuaal- ja meeskonnatöö alad.² Samalaadsed ümberkorraldusi on teinud näiteks ka SEB Eesti ja Microsoft Eesti. Hiljuti valminud Pipedrive’i kontorit võib pidada samuti tegevuspõhiseks kontoriks, kuid teatud kitsendusega. Kui meediast uute kontorite pilte vaadata, paistavad need kõik atraktiivsed ning tööle kutsuvad. Kõlab väga hästi, aga miks niisuguseid muudatusi tehakse ja kas kõik on kuld, mis hiilgab?

Eespool kirjeldatud näidete puhul on tegu tegevuspõhise kontoriga, mis on oma põhiplaanilt avatud planeeringuga kontor, kus leidub veel ka töö iseloomuga kooskõlas olevaid alasid ja ruume.³ Kontorile on iseloomulik personaalsete töökohtade puudumine ja paindlikkus kohavalikul. Seega on tegu omamoodi seguga traditsioonilisest n-ö suletud kontorist ja avatud kontorist. Kõigi nende tegevuspõhise kontori tunnuste kohta võib aga öelda, et mündil on alati kaks poolt.

Erinevad tööalad ja paindlikkus

Tegevuspõhise kontori avatud planeeringu suureks plussiks ja peamiseks rakendamise põhjuseks on positiivne mõju koostööle ja omavahelisele suhtlusele,^3,4,5 sest teised töötajad on pidevalt silma all ja puututakse kokku inimestega, keda muidu naljalt ei kohtakski. See on ka peamine põhjus, miks Eestiski tegevuspõhist kontorit rakendatakse.^2,6

Mööda kõndivad inimesed aga segavad keskendumist ja vähendavad privaatsust, avatusega kaasneb paratamatult pidev mürafoon.⁴ Seda on täheldatud ka tehnoloogiaettevõttes Pipedrive, kus hiljuti valminud kontori kujundamisel pöörati enim tähelepanu just varasema avatud kontori suurimatele miinustele – akustikale ja privaatsusele.⁷ Ka superministeeriumi töötajad kurdavad, et müraga on raske harjuda.⁸ Candido et al.⁹ ja Wohlersi-Herteli³ uuringud näitavad, et visuaalne ja heliline privaatsuse puudumine ning tahtmatu segamine ja müra mõjutavad kontoris töötavaid inimesi negatiivselt. Lisaks on Wajcman ja Rose¹⁰ leidnud oma uuringus, et avatud planeeringuga kontoris katkestatakse inimest keskmiselt 12 korda päevas, sealjuures 20% kordadest oli tegu kokku leppimata näost näkku kohtumisega. Kuid isegi kahesekundilisest katkestusest piisab, selleks et mõttelõng katkeks.¹¹ Pärast katkestust uuesti järje peale saamine võtab aga rohkem aega, kui arvata võiks.¹² Sel põhjusel ongi tegevuspõhistes kontorites privaatsemaid tööalasid, kuid neid ei pruugi kõigile jätkuda.

Töö erineva iseloomuga sobivad alad ja ruumid on tegevuspõhisele kontorile väga iseloomulikud. Näiteks kohad koosolekute või ettekannete pidamiseks, meeskonnatööks mõeldud ruumid, helikindlad helistamisruumid, üksi või mitmekesi puhkamise alad jms.^2,13 Ideaalis peaks töötaja päeva jooksul valima töö iseloomu ja vajadustega sobivaima koha ja ta töötab tulemuslikumalt.^{7 ,14,15,16} Tegevuspõhised kontorid pakuvad töötajatele ka tööst puhkamiseks eri lahendusi, et sel moel suurendada töötajate üldist tulemuslikkust veelgi. Tavatute lahendustega paistab silma Pipedrive’i kontor, kust võib leida nii iglusauna kui ka võileivabussina rakendatava vana Peugeot’ bussi. Kontoris paiknevad jõusaal ja söögisaal. Küll aga on Pipedrive’i puhkeala planeeritud eraldi korrusele, et vahepausi pidajad ei häiriks tõsise töö tegijaid.⁷ Samamoodi on toiminud ka Telia: sealses kontoriski paikneb peamine lõõgastusala eraldi korrusel.¹⁷ Erinevate tööalade puuduseks on aga asjaolu, et liiga suur hulk tööalasid võib töötaja segadusse ajada ning raskendada tööpaigavaliku tegemist. Kaasnev ajakulu ning vale koha valimine võib omakorda vähendada töötaja töövõimet.

Tegevuspõhise kontori kolmandaks tunnusjooneks ehk paindlikkuse positiivseks küljeks on inimeste kohanemisvõime suurenemine ja suurem kontroll keskkonna üle. Võimalus otsustada, millal ja kus tööülesannetega tegeleda annab töötajatele ühtpidi suurema kontrolli keskkonna üle ning aitab töötajatel paremini ja kiiremini keskkondadega harjuda. Paindlikkus toob endaga kaasa ka negatiivseid aspekte, nt lisaprobleemid asjade kaasas kandmisega ning töötamiskohtade vahetamise ja tööks valmis seadmisega seotud ajakulu (nt tooli kõrguse kohandamine jms).¹⁵ Omaette probleemiks on ka see, et kuigi tegevuspõhises kontoris soodustatakse paindlikkust, ei kasuta töötajad seda eesmärgipäraselt.¹⁸ Näiteks ei vahetata päeva jooksul oma kohta kuigi sageli või üldse mitte.¹⁵ Eespool nimetatud Taani eri valdkondade töötajate (n = 3189) uuringust selgus, et vaid 4% töötajatest vahetab kohta mitu korda päevas, 1% ühe korra päevas ja 14% tööpäeva alguses. Veerand töötajatest töötab alati samal kohal ja ligi veerand vahetab kohta korra nädalas. Sealjuures on huvitav märkida, et töötamise kohta vahetavad rohkem need, kelle rahulolu tegevuspõhise kontoriga on suurem.

Inimestele, kes eelistavad vaheldust, pakub tegevuspõhine kontor seda kuhjaga. Siinkohal võib näitena tuua Omniva, kus, olenemata tegevuspõhise kontori rakendamiseks vajalike vahendite puudumisest, on asunud sellist töökorraldust katsetama jagatud töökohtadega.¹⁹ Tegevuspõhine kontor võib, vastupidi, tekitada ka pingeid ja ärevust, sest iial ei ole teada, kuhu õnnestub konkreetsel päeval istuda ja kes kõrvale töötama satuvad. Paratamatult tekivad kontoris populaarsemad kohad, kus on mõnusam temperatuur, värskem õhk ja muul moel mugavam töötada vms. Ja nendele kohtadele on tugev konkurents, sest mõnes kontoris ei jätkugi kõigile eraldi töölauda eeldusel, et osa tööst ei nõua laua taga istumist. Näiteks Rolfö et al.¹⁶ uuringust selgus, et inimesed peavad tegevuspõhises kontoris tihti leppima töötamise kohaga, mis ei ole nende esimene valik. Küll mõneti koomiline, kuid samuti eluline probleem seoses personaalsete töötamiskohtade puudumisega on see, et iial ei tea, kust kedagi parajasti leida võib.^3,16 Ka Telia kontoris on tõdetud, et tihtipeale esineb raskusi inimeste ülesleidmisel.²⁰ Töökoha kontekstis on pealtnäha samuti vähetähtis, kuid mõnele väga häiriv, et ilma personaalse töötamise kohata on kadunud võimalus oma töökohta isikupärastada.^3,5,21 Ei saa lauale seada perepilte, lemmiktaimi, kontoritarbeid jms, mis pakuvad inimesele stabiilsust ja turvatunnet. Nii näiteks tunnistab 13% Telia uues kontoris töötavatest inimestest, et tunnevad ilma isikliku töötamiskohata kontoris ängi.

Head või vead

Mis siis kokkuvõttes domineerima jääb – head või vead? Uuringuid selle kohta, kuidas tegevuspõhisele kontorile üleminek töö tulemuslikkust ja töökeskkonnaga rahulolu mõjutab, on tehtud väga vähe. Siiski saab mõned näited tuua (vt tabel 1).

Eelnevat kokkuvõttes võib järeldada, et:

– tegevuspõhisele kontorile üleminek on varasemate uuringute põhjal tulemuslikkuse ja töökeskkonnaga rahulolu mõttes tervikuna pigem edukas, iseäranis suureneb rahulolu, kuid iga üksikisiku jaoks ei pruugi see nii olla. Lisaks puuduvad vastavad teadusuuringud Eesti kohta;

– tegevuspõhise kontori planeerimisel on väga oluline võimaldada piisavalt keskendumist ja privaatsust võimaldavaid alasid; pikemas perspektiivis ei ole see koht, kust kokku hoida;

– sujuva ülemineku tagamiseks võiks töötajatele tutvustada uue kontori tööpõhimõtteid (tööalade vahetamine jms) ja kasutegurite kõrval ei tohiks unustada ka võimalikke harjumist vajavaid aspekte, lisaks tuleks pakkuda tuge muutusega toimetulekul.

 

Allikas	Riik, valim	Mis juhtus tulemuslikkusega?	Mis juhtus töökesk­konnaga rahuloluga?	Mis siiski muret teeb?
Gerdenitsch et al. (2017)14	Austria konsultatsioonifirma	ei uuritud	tõusis 0,5 võrraa	Hinnang mees­kondade­vahelisele suhtlemisele vaid 2,94a
Rolfö (2018),22 Rolfö et al. (2017)23	Rootsi IT- teenuste ettevõte	tõusis alla 0,5 võrraa; siiski 18% arvas, et tulemuslikkus langes	tõusis 1 võrraa; rahul enne muutust 54%, pärast 93%	privaatsus langes
Candido et al. (2019)24	Austraalia eri vald­konna ettevõtted	tõusis 1,5 võrrab	tõusis 2 võrrab	privaatsus langes, kontroll ümbritseva üle langes, tõusis katkestamine, tõusis müra

Tabel 1. Uuringud tegevuspõhisele kontorile ülemineku mõjust: ^a – 5 palli skaala, ^b – 7 palli skaala

 

1 Geidi Raud, Galerii | Ei kulda, ei karda: superministeerium üllatab askeetliku sisekujundusega. – Õhtuleht 26. VII 2017.

2 Telia avas Eestis ainulaadse tegevuspõhise tulevikukontori. – Äripäev Personaliuudised.ee, 12. V 2017.

3 C. Wohlers, G. Hertel, Choosing where to work at work – towards a theoretical model of benefits and risks of activity-based flexible offices. – Ergonomics, 2017, Vol. 60, No. 4, pp. 467–486, DOI: 10.1080/00140139.2016.1188220

4 I. de Been, M. Beijer, D. den Hollander, How to cope with dilemmas in activity based work environments: results from user-centered research. – European Facility Management Conference, 14th EuroFM Research Symposium, 2015, pp. 1–10.

5 S. Malm, P. Strömbäck, New Ways of Working and Office Arrangements: Exploring an Activity-Based Workplace. Chalmers University of Technology, Department of Civil and Environmental Engineering, Department of Civil and Environmental Engineering, Sweden, Göteborg, 2015, 42 p. DOI: 10.13140/RG.2.1.3888.3043. (magistritöö)

6 Superministeerium tegevuspõhises kontoris. Riigi Kinnisvara, 19. VI 2018. www.facebook.com/RiigiKinnisvara/videos/247857569305982, videomaterjal.

7 Hanneli Rudi, Uus trend: avatud kontorite aeg on möödas, elagu kabinetivaikus! – Tarbija24, Postimees 12. I 2019.

8 Tegevuspõhises kontoris töötamise kogemused. Riigi Kinnisvara, 28. VI 2018. www.facebook.com/RiigiKinnisvara/videos/256217028470036, videomaterjal.

9 C. Candido, J. Zhang, K. Jungsoo, R. de Dear, L. Thomas, P. Strapasson, C. Joko, Impact of workspace layout on occupant satisfaction, perceived health and productivity. – Proceedings of 9th Windsor Conference: Making Comfort Relevant, Cumberland Lodge, UK, Windsor, 2016, pp. 1214–1225.

10 J. Wajcman, E. Rose, Constant Connectivity: Rethinking Interruptions at Work. – Organization Studies, 2011, Vol. 32, No. 7, pp. 941–961. DOI: 10.1177/0170840611410829

11 E. M. Altmann, J. G. Trafton, D. Z. Hambrick, Momentary interruptions can derail the train of thought. – Journal of Experimental Psychology, 2014, Vol. 143, No. 1, pp. 215–226.

12 G. Mark, V. M. Gonzalez, J. Harris, No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work. Portland, Oregon, USA, CHI 2005, April 2–7, pp. 321–330.

13 Agne Narusk, Ministeerium kolib töötajad kabinetist välja. – Ärileht 4. VII 2017.

14 C. Gerdenitsch, C. Korunka, G. Hertel, Need–Supply Fit in an Activity-Based Flexible Office: A Longitudinal Study During Relocation. – Environment and Behavior, 2017, Vol. 1, No. 26, pp. 1–26. DOI: 10.1177/0013916517697766

15 J. G. Hoendervanger, I. de Been, N. W. van Yperen, M. P. Mobach, C. J. Albers, Flexibility in use: Switching behaviour and satisfaction in activity-based work environments. – Journal of Corporate Real Estate, 2016, Vol. 18, No. 1, pp. 48–62. DOI: 10.1108/JCRE-10-2015-0033

16 L. Rolfö, J. Eklund, H. Jahncke, Perceptions of performance and satisfaction after relocation to an activity-based office. – Ergonomics, 2017, pp. 1–14. DOI: 10.1080/00140139.2017.1398844

17 Hanneli Rudi, Suur galerii: Eesti kõige innovaatilisemas büroos ootavad töötegijaid lesila, kiiged ja varbsein. – Postimees 18. VI 2017.

18 R. Appel-Meulenbroek, P. Groenen, I., Janssen, I. An end-user’s perspective on activity-based office concepts. – Journal of Corporate Real Estate, 2011, Vol. 13, No. 2, pp. 122–135. DOI: 10.1108/14630011111136830

19 Kaja Sepp, Lood elust enesest: kontorinomaadid, 3. IX 2018.

www.linkedin.com/pulse/lood-elust-enesest-kontorinomaadid-kaja-sepp

20 Janika Kuusik, Kus on see tuba, kus kogu aeg kiigutakse? – Äripäev, Personaliuudised.ee, 19. IX 2018.

21 L. D. Parker, From scientific to activity based office management: a mirage of change. – Journal of Accounting & Organizational Change, 2016, Vol. 12, No. 2, pp. 177–202. DOI: 10.1108/JAOC-01-2015-0007

22 L. Rolfö, Relocation to an activity-based flexible office – Design processes and outcomes – Applied Ergonomics, 2018, Vol. 73, pp. 141–150. DOI: 10.1016/j.apergo.2018.05.017

23 L. Rolfö, K. Eliasson, J. Eklund, An activity-based flex office – Planning processes and outcomes. – 48th Annual Conference of the Association of Canadian Ergonomists: 12th International Symposium on Human Factors in Organizational Design and Management, Canada, Alberta, 2017, pp. 330–338.

24 C. Candido, L. Thomas, S. Haddad, F. Zhang, M. Mackey, W. Ye, Designing activity-based workspaces: satisfaction, productivity and physical activity. – Building Research & Information, 2019, Vol. 47, No. 3, pp. 275–289. DOI: 10.1080/09613218.2018.1476372